檔案現(xiàn)狀不容樂觀。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視。只是花錢不爭錢；檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識的培訓(xùn)；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數(shù)量不完整；平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的檔案分類大綱》檔案保管期限表》 覺得檔案工作不能給單位帶來效益。

1、分析現(xiàn)狀。各部門、各個(gè)工作人員必需經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識，找出檔案存在質(zhì)量問題。首先要從公文擬撰開始。查找問題。

2、分析發(fā)生檔案質(zhì)量問題的主要原因。

3、找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

4、針對影響檔案質(zhì)量的主要因素。并制定解決問題的落實(shí)措施。 提出改進(jìn)計(jì)劃。

5、組織實(shí)施解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量的措施或計(jì)劃。檢查采取措施后收到效果。

6、同計(jì)劃和目標(biāo)對照。

7、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。把成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，鞏固成果。防止再次發(fā)生類似的問題。

8、對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題。進(jìn)行新一輪的改進(jìn)，不論是遺留下來的還是新出現(xiàn)的再從步開始。繼續(xù)加以解決。