會(huì)議的成敗，場(chǎng)地的選擇相當(dāng)重要，應(yīng)如何選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)地，以下6個(gè)基本步驟都需考慮進(jìn)去：

1. 確定會(huì)議目的。

2. 確定會(huì)議形態(tài)。

3. 決定實(shí)質(zhì)上的需求。

4. 考慮與會(huì)者的期望。

5. 選擇何種會(huì)議地點(diǎn)與設(shè)備。

6. 評(píng)估選擇的正確性。會(huì)場(chǎng)

針對(duì)這6個(gè)步驟，茲將有關(guān)內(nèi)容說(shuō)明如下:

一、確定會(huì)議目的

大部分會(huì)議的目的是教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)討論、專業(yè)提高或社交聯(lián)誼等多重目的；少數(shù)活動(dòng)是單一目的。例如一般社團(tuán)年會(huì)多半集合教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)及休閑活動(dòng)。而一般企業(yè)界會(huì)議的特色是激勵(lì)性的研討會(huì)結(jié)合休閑活動(dòng)，如高爾夫球賽等。每一種會(huì)議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場(chǎng)地前要先了解清楚。

二、選擇會(huì)議場(chǎng)地的工作清單

先列好工作清單，知道你在選擇場(chǎng)地時(shí)需要注意哪些事項(xiàng)，如此更能幫助你正確選擇適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)場(chǎng)地。

地區(qū)

1.費(fèi)用(成本)與便利性。

2.是否鄰近機(jī)場(chǎng)。

3.轎車或出租車是否足夠。

4.充足的停車空間。

5.如果需要，接送交通工具是否充足，費(fèi)用情況。

環(huán)境

1.當(dāng)?shù)赜泻斡^光點(diǎn)。

2.購(gòu)物。

3.休閑活動(dòng)。

4.天候狀況。

5.環(huán)境是否良好。

6.餐廳。

7.當(dāng)?shù)刂伟彩欠窳己谩?/p>

8.社區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況。

9.當(dāng)?shù)亟o予外界的評(píng)價(jià)、過(guò)去會(huì)議舉行情況。

10.當(dāng)?shù)貢?huì)議局或觀光旅游局支持與服務(wù)情況。

11.會(huì)議周邊供應(yīng)廠商的經(jīng)驗(yàn)、設(shè)備是否足夠，如視聽(tīng)器材公司、展覽公司、事務(wù)機(jī)器公司與方面。

設(shè)備

1.警衛(wèi)人員與服務(wù)人員是否友好、做事效率如何。

2.大廳(lobby)是否整潔，吸引人。

3.報(bào)到處是否容易找到： 1)是否有足夠房間供工作人員使用。 2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時(shí)段。 3)接待處的人力是否足。

4.當(dāng)人數(shù)眾多時(shí)是否有足夠的電梯設(shè)備。

5.詢問(wèn)處是否全天候有人值班。

6.立即回復(fù)有關(guān)電話詢問(wèn)，盡速轉(zhuǎn)送留言。

7.對(duì)客人的服務(wù)： 1)藥房。 2)禮品店。 3)柜臺(tái)服務(wù)。 4)保險(xiǎn)箱。

8.舒適、整潔的飯店住房： 1)家具是否完好。 2)現(xiàn)代化沖浴設(shè)備。 3)充足光線。 4)足夠的衣櫥空間與衣架。 5)煙霧警示器。 6)火災(zāi)逃生資料是否清楚。 7)冰箱和小酒吧。 8)走道是否整潔，包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。 9)是否在每層樓有冰塊和飲料。 10)電梯服務(wù)。 11)標(biāo)準(zhǔn)房與豪華房的大小。 12)是否有特別樓層提供特殊服務(wù)。 13)豪華套房的數(shù)量與形式，客廳、臥室尺寸和睡床類型的簡(jiǎn)介。 14)訂房的程序和方法。 15)房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。 16)每一種類別的房間數(shù)。 17)有多少房間數(shù)可以使用，如果需要，對(duì)早來(lái)晚走的與會(huì)者如何處理。 18)會(huì)議房?jī)r(jià)與一般房?jī)r(jià)如何。 19)何時(shí)能提供確定的會(huì)議房?jī)r(jià)。 20)是否需要保證數(shù)量與訂金。 21)進(jìn)房與退房的時(shí)間。 22)什么時(shí)間取消已預(yù)訂的房間。 23)付款方式。 24)接受哪幾種信用卡。 25)萬(wàn)一取消訂房，退款方式為何。