北京開業(yè)典禮布置，大型活動策劃與管理流程分享

要有效地進(jìn)行大型活動策劃與實(shí)施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動?哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動?大型活動策劃有什么技巧?策劃的程序、方法是怎樣的?這樣有利于我們把大型活動組織的更加完善。

1 大型活動的定義

大型活動策劃是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。

，大型活動要有鮮明的目的性

大型活動往往耗費(fèi)很多資源，包括人力、物力。如一個產(chǎn)品要進(jìn)入一個中心城市，恐怕要花數(shù)百萬元的傳播費(fèi)用。企業(yè)為了宣傳企業(yè)而進(jìn)行大型活動，吸引關(guān)注度。但是在做大型活動上，要明確活動的目的和主題意義，不能盲從，浪費(fèi)人力、財(cái)力、物力。

第二，要有計(jì)劃性

凡事都應(yīng)有計(jì)劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計(jì)劃。

第三，眾多人參與是大型活動重要的概念

既然是大型活動策劃，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是眾多人參與，你能說這是大型活動嗎?大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。

2 大型活動的特點(diǎn)

1、必須有鮮明的目的性

不是一般的目的，而應(yīng)該是圍繞整個組織機(jī)構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。

一個組織的形象只有永遠(yuǎn)與社會協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會環(huán)境中樹立起它的良好組織形象，活動的目的性應(yīng)該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個企業(yè)的立場上。

2、廣泛的社會傳播性

公關(guān)的大型活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，我們還應(yīng)該注意到活動本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動的信息 是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是我們在策劃大型活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點(diǎn)。

3、嚴(yán)密的操作性

在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機(jī)會只有一次。策劃大型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補(bǔ)了。

在一些個案中，因?yàn)榕e辦大型活動而導(dǎo)致釀成傷亡事故是不少的：成都某活動因?yàn)槭┓艔V告汽球，使8架本應(yīng)在成都降落的飛機(jī)在其他城市迫降。報(bào)紙上也經(jīng)常有這方面的報(bào)道：某個活動由于管理不善發(fā)生人員傷亡或重大財(cái)產(chǎn)損失，這個活動的策劃人員、組織人員或因此被撤職或判刑。所以，大型活動的策劃與實(shí)施的周密性，不能掉以輕心。

4、高投資性

一個大型活動往往要投入的資金和費(fèi)用都是比較大的，不可能用很少的資金做出很大的活動。我們可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是基本的特點(diǎn)。如果不是特別的需要，一般不要動輒使用大型活動的手段。

3 大型活動策劃

從程序上說，大型活動策劃和實(shí)施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行：

、立項(xiàng)

就是要把活動作為一個項(xiàng)目確定下來，這個活動要不要做?為什么做?一定要很清晰。

第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究

一場大型活動想要完美呈現(xiàn)出來，那必不可少的是對國家關(guān)于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點(diǎn)、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性的調(diào)查。

而活動實(shí)施的可行性，更是需要研究的。研究范圍包括大型活動的社會適應(yīng)性，包括社會環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性、財(cái)力適應(yīng)性、 效益的可行性。

第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意

除了個人創(chuàng)意外，我們要特別強(qiáng)調(diào)群體創(chuàng)意的概念。集體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個人的創(chuàng)意過程，作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個學(xué)科的綜合和集體的智慧。

第四，方案論證

方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。

4 操作實(shí)施過程應(yīng)注意的問題

1、實(shí)施操作設(shè)計(jì)

從多年的活動經(jīng)驗(yàn)中來看，我們應(yīng)該非常重視實(shí)施方案的操作設(shè)計(jì)。

我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業(yè)機(jī)構(gòu)承接的活動，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計(jì)，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神 或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn) 行操作設(shè)計(jì)，操作設(shè)計(jì)必須包括比較準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)預(yù)算，因?yàn)楹芏鄦挝蛔龌顒樱A(yù)算做100萬，后花了160萬，從現(xiàn)代管理考核這個活動， 就不能說是成功的。

2、辦理審批手續(xù)

有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實(shí)際工作中，我們應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。

3、實(shí)施操作程序的管理

程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。

4、方案培訓(xùn)

在大型活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他 們就不能為大型活動策略實(shí)施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力。

5、設(shè)計(jì)評估標(biāo)準(zhǔn)

一個大型活動的評估應(yīng)該有一個準(zhǔn)確的評估標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評估標(biāo)準(zhǔn)方案，包括我們的客戶很少要求我們做評估方案，更不愿意付出費(fèi)用，讓專業(yè)公司給他做評估報(bào)告。我覺得評估標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該在我們策劃的時候把它設(shè)計(jì)出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)作出科學(xué)評估。

5 策劃的技巧

策劃的技巧很多，今天只討論兩種方法。

一是創(chuàng)造活動的“眼”

大型活動策劃需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)得更有傳播性，這是大型活動創(chuàng)意的核心和關(guān)鍵。

二是一個比較能夠表達(dá)我們主題的氛圍設(shè)計(jì)

我們應(yīng)該重視通過場地的設(shè)計(jì)，氣 氛的設(shè)計(jì)，把活動的主題氛圍帶出來，這點(diǎn)往往有很多人不太重視， 他們只考慮某一個活動環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場地上的創(chuàng)意。

在大型活動的策劃和實(shí)施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動。