視頻會議的出現，很大程度上解決了企業(yè)執(zhí)行力低下的問題。通過視頻會議，企業(yè)可以節(jié)約會議的成本，提高會議的效率，不僅可以再本地召開會議，還可以通過網絡視頻會議來與在外地的差旅人員取得聯系，獲取新的外地信息，為企業(yè)高層的決策提供足夠的依據。同樣，企業(yè)的決策也可以通過視頻會議系統(tǒng)對差旅在外的工作人員進行類似現場一樣的指導。

燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色類(約3200K)偏高，如室內有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產生有藍色投影和紅色陰影區(qū)域的視頻圖像;另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋，并且應選擇冷光源，諸如“三色基燈”(R、G、B)效果，避免使用熱光源。

如何減少會議室的回聲和噪音?

a 、為保證聲源與吸聲效果，室內應該鋪有地毯、天花板、四周墻壁內都裝隔音毯、窗戶應采用雙層玻璃，進出門應考慮間隔裝置。

b、為保證聲緣與吸聲效果，室內一般需要鋪地毯、掛遮光窗簾、配置吸音吊頂、包門等。同時吸聲不要過量，避免聲音干澀。聲音信號輸入功率放大器之前，應采用均衡器和反饋抑制器進行處理,以提高聲音信號的質量。

c、為減少會議室的回聲，使用盡可能少的麥克風，因為麥克風越多，越容易產生回聲，引入的背景噪音會越強。

影院型布局 的大屏幕在顯示大廳的正前方，領導人員席居中，業(yè)務人員席位于領導人員前后或兩側，技術保障人員在參會人員后方專門設置的控制室房間內，便于對大屏幕顯示進行觀察控制。觀摩席在后排或外側，其參觀或觀摩不影響正常工作。這種布局使每個席位盡可能處于大屏幕的觀看位置，有利于擴充席位，能接納的人員較多，適宜分散決策的管理體制，因此屏幕尺寸可以較大而且不止一塊，集中布置在正前方。但是這種布局不利于領導人員與其他成員之間的交談。