在如今的活動(dòng)、會(huì)議、展覽、賽事等現(xiàn)場(chǎng)中，多多少少都能看到媒體的身影，無論活動(dòng)的規(guī)模大小，在活動(dòng)前期的線上宣發(fā)也能看到媒體的報(bào)道篇幅，媒體已儼然成為活動(dòng)中不可或缺的重要部分。而媒體在活動(dòng)中的作用主要分為以下2種。

種：媒體作為媒介傳播渠道，幫助主辦方擴(kuò)大活動(dòng)影響力。

第二種：媒體可以作為活動(dòng)的承辦方或合作單位，深度合作，并有專題頁報(bào)道。

而作為活動(dòng)人的我們，對(duì)媒體的了解和運(yùn)用也將會(huì)直接影響到主辦方對(duì)我們專業(yè)度的重要考評(píng)依據(jù)，很多主辦方內(nèi)部并沒有專門的公關(guān)部門來負(fù)責(zé)媒介，大廠辦活動(dòng)有時(shí)候?yàn)榱耸⌒氖×σ矔?huì)選擇一并外包給供應(yīng)商（活動(dòng)公司、公關(guān)公司）作為活動(dòng)負(fù)責(zé)人、策劃人該如何正確邀請(qǐng)媒體到場(chǎng)呢？

邀請(qǐng)媒體到場(chǎng)之前，前提是一定要有詳細(xì)的媒體計(jì)劃表才能進(jìn)入到以下流程。

一、正式與媒體對(duì)接

二、確認(rèn)媒體事務(wù)

緊接著，就需要落實(shí)邀約到場(chǎng)的媒體所做的工作有哪些？例如：采訪領(lǐng)導(dǎo)，那么，就需要一份比較詳細(xì)的采訪前的提綱，以及活動(dòng)的背景介紹。

三、安排出行日程

確認(rèn)媒體和事務(wù)后，就需要向到場(chǎng)的媒體發(fā)送邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)函也分為這幾種形式（紙質(zhì)邀請(qǐng)函，和信封形似、電子邀請(qǐng)函、DIY邀請(qǐng)函），在邀請(qǐng)函內(nèi)需要注明的是，媒體到場(chǎng)的時(shí)間和地點(diǎn)，要到分鐘和活動(dòng)地點(diǎn)的具體樓層。同時(shí)，如果媒體是從異地趕到現(xiàn)場(chǎng)的，需要再注明交通出行方案，并且是否會(huì)有專車負(fù)責(zé)接送等問題要落實(shí)到文字上，包括住宿接待。

四、現(xiàn)場(chǎng)對(duì)接

活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)有媒體老師們的獨(dú)立簽到處，并且還需要禮儀接待，負(fù)責(zé)指引媒體進(jìn)入會(huì)場(chǎng)坐席，如現(xiàn)場(chǎng)有產(chǎn)品體驗(yàn)區(qū)和采訪環(huán)節(jié)，也需要安排妥當(dāng)?；顒?dòng)結(jié)束后，也需要確認(rèn)媒體的返程時(shí)間和再次表示感謝之類的話。

五、跟進(jìn)發(fā)稿情況

一般在活動(dòng)開始前，或活動(dòng)當(dāng)天主辦方就需要提供1-3份不同類型的新聞通稿給到媒體手中，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片經(jīng)過精修處理后也要立刻給到媒體。在發(fā)稿的環(huán)節(jié)，也會(huì)遇到媒體拒稿或?qū)徍瞬煌ㄟ^時(shí)，所以，一定要提前備好補(bǔ)充媒體名單。

六、保持良好互動(dòng)

媒體關(guān)系需要靠人情和多維度的關(guān)系網(wǎng)組成的，并非是純粹的商業(yè)合作關(guān)系或利益沖突關(guān)系，所以，需要借助社交工具和媒體保持良好的溝通關(guān)系尤為重要，逢年過節(jié)代表公司送送禮品和賀卡之類的也很重要。必要時(shí)可以組建一個(gè)服務(wù)于公司的媒體溝通群。