年會流程年會舉行的時間，場地的選擇建議，年會流程的時間安排。舉辦時間盡可能選擇周末或第二天休息日。年會流程，要包含準備工作時間安排，年會當(dāng)天領(lǐng)導(dǎo)講話，各部門展示，頒獎等時間安排，節(jié)目宴會時間安排等，預(yù)留時間，以防環(huán)節(jié)拖沓，影響后續(xù)環(huán)節(jié)進展。場地選擇上，根據(jù)酒店年會形式，提報兩種以上場地的建議，費用高低不等，通常場地選擇是自己酒店、公司、外包會場。

公共關(guān)系活動有相當(dāng)部分的內(nèi)容體現(xiàn)在傳播計劃的設(shè)計上。因此，策劃方案有必要單獨規(guī)劃傳播行動。其主要包括兩大部分：人際溝通與大眾傳播溝通。人際溝通要明確對意見與目標公眾溝通的不同計劃，要設(shè)計特定的活動影響主要的目標公眾；大眾傳播則要審慎選擇傳播媒介，既經(jīng)濟又地將組織信息有效地送達到外圍目標公眾那里。傳播策劃的設(shè)計十分重要，它與現(xiàn)場活動相互呼應(yīng)，才能發(fā)揮出公共關(guān)系活動的效應(yīng)。

傳播形式即明確公關(guān)策劃的具體傳播形式，如現(xiàn)場交流、座談會、專家咨詢、冷會、專項展覽、參觀、文藝演出等各種溝通交流形式。同時，還要闡述在特殊情況下應(yīng)對記者及意外突發(fā)事件的處理與工作提示等。

傳播主導(dǎo)型活動策劃指：以品牌宣傳為主、盈利銷售為輔的策劃。諾貝爾經(jīng)濟學(xué)獎得主廣東行、小區(qū)電影巡回展、概念時裝秀暨客戶聯(lián)誼會、華語電影傳媒大獎等等。這類活動注重媒體形象的傳播，LOGO和報紙版面圖片以背景板、單冊(頁)、海報、白皮書、禮品等形式出現(xiàn)，另外，報社相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與活動開幕、頒獎、抽獎或閉幕儀式，往往帶來令人震撼的一刻。