彩色化

越來越多的辦公文件是以圖文混排的方式進行排版的，且人們的視覺越來越挑剔，黑白的文件已無法滿足辦公需要。所以，彩色噴墨打印機、彩色激光打印機、彩色熱升華打印機、彩色數(shù)碼復印機在未來的二三年后必定會成為辦公文印市場的主角。

多功能

如果一臺辦公設備只具有某一種功能，只有一種情況，那就是使用者對這個功能的需求相當大，對其它的功能可以忽略，但人們都一臺機器具有多種功能，已經(jīng)是購買一臺機器的少要求，同時可以網(wǎng)絡打印、復印、傳真、電郵、掃描的機器越來越受顧客的喜愛。

高速化

人們將會越來越珍惜時間，如果有大批量的印務，肯定會購買高速機器。并且要求首張復印或打印的速度在5秒之內(nèi)，因為顧客沒有太多耐心。

網(wǎng)絡化

人們越來越相信網(wǎng)絡，越來越依賴網(wǎng)絡，如果一臺辦公設備不可以進行網(wǎng)絡傳輸，它的命運只能是被淘汰

辦公設備提倡主動維修，使機器的停機時間處于小，從而獲得使用效率和價值。

復印機、打印機、傳真機、證卡機等等是集光學、機械、電子技術為一體的精密辦公設備，通過使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉印到紙上從而得到需要副本。這個工序是利用靜電的特性進行的。因此，在機器內(nèi)部的傳動部件、光學部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會影響復印的質(zhì)量。若放任不管，會增加機器的驅(qū)動負荷，妨礙熱量的排除，說不定也可能是造成機器故障的原因。

定期的維護保養(yǎng)，可以清除機器內(nèi)部的污垢，在必要的部件上加注潤滑油，清潔光學部件，改善復印品質(zhì)量，將可能發(fā)生的故障消滅在萌芽狀態(tài)，減少停機時間。

然而，辦公設備具有專業(yè)性和技術性，對維修技術要求很高，根據(jù)仁通科技的研究數(shù)據(jù)，84%以上的辦公設備損壞是由于操作和使用不當造成的，因此，一個企業(yè)要對辦公行政人員做專門的辦公設備維修和維護培訓，或者采用辦公設備外包的方式來解決。

打印機（printer) 是計算機的輸出設備之一，用于將計算機處理結果打印在相關介質(zhì)上。衡量打印機好壞的指標有三項：打印分辨率，打印速度和噪聲。 打印機的種類很多，按打印元件對紙是否有擊打動作，分擊打式打印機與非擊打式打印機。按打印字符結構，分全形字打印機和點陣字符打印機。按一行字在紙上形成的方式，分串式打印機與行式打印機。按所采用的技術，分柱形、球形、噴墨式、熱敏式、激光式、靜電式、磁式、發(fā)光二極管式等打印機。

計算機系統(tǒng)中所使用的電子線路和物理設備，是看得見、摸得著的實體，如中央處理器（CPU）、存儲器、外部設備（輸入輸出設備、I/O設備）及總線等。 ①中央處理器 主要功能是根據(jù)存儲器內(nèi)的程序， 中央處理器逐條地執(zhí)行程序所指定的操作。中央處理器的主要組成部分是：數(shù)據(jù)寄存器、指令寄存器、指令譯碼器、算術邏輯部件、操作控制器、程序計數(shù)器（指令地址計數(shù)器）、地址寄存器等。 ②存儲器 主要功能是存放程序和數(shù)據(jù)，程序是計算機操作的依據(jù)，數(shù)據(jù)是計算機操作的對象。存儲器是由存儲體、地址譯碼器、讀寫控制電路、地址總線和數(shù)據(jù)總線組成。能由中央處理器直接隨機存取指令和數(shù)據(jù)的存儲設備稱為主存儲器 內(nèi)存儲器