由于檔案盒需要保存很久的時間，在辦公用品中一般都會注重檔案盒的材質(zhì)，一般用無酸紙檔案盒，無酸紙檔案盒一般耐腐蝕性能都比較強，可以很好的保存文件，而且時間久了也不會出現(xiàn)表面粘膩，變質(zhì)沾手，還可以防蟲子或者灰塵的侵害。

檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設(shè)計和制作。檔案局文件中是這樣說的，常規(guī)厚度有2、3、4cm也可以根據(jù)自己單位的實際情況，來增加厚度。

一是應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損。有時某個類目的幾份文件不夠裝滿一個檔案盒，應(yīng)選用厚度較薄的檔案盒或橫置式的檔案盒。

二是檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須在同一檔案盒內(nèi)，只須按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

檔案盒具體的類型不一樣，使用的場所不同，使用的具體目的不一樣，所以在封面設(shè)計等方面也存在著一定的差異。檔案盒的封面設(shè)計，總體的要求要美觀大方，要符合所使用機構(gòu)的特點，這是基本的，而對于有特殊需求的機構(gòu)來說，還應(yīng)該按照他們的要求，將圖標或者是特殊的文字等設(shè)計在上面。