根據(jù)活動大小情況，提前預(yù)約主持人，與主持人溝通好整個活動主題、，以及整個大概的流程情況，方便主持人提前準(zhǔn)備好活動開場白與串詞，這樣也有足夠的時間應(yīng)對突發(fā)情況，未雨綢繆、防患于未然。

大型會議方案緊緊圍繞大會總體的工作目標(biāo)任務(wù)，明確會議日程安排及各項(xiàng)議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，按照有關(guān)規(guī)定和程序合理安排會議議程，使各場次會議能順利銜接，使整體的會議安排周密細(xì)致、程序規(guī)范，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。方案一般應(yīng)包括會議名稱、時間地點(diǎn)、出席人員、會議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會務(wù)秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務(wù)工作、保衛(wèi)工作分工安排等內(nèi)容。

企業(yè)年會編排是企業(yè)年會中的一個重要環(huán)節(jié)，目前大多數(shù)企業(yè)年會均以年會演出節(jié)目為主要內(nèi)容，而年會節(jié)目編排則是做好節(jié)目內(nèi)容的關(guān)健。好的年會節(jié)目編排能夠讓企業(yè)員工花少的時間，達(dá)到的效果，讓整場年會演出節(jié)目意義深刻、風(fēng)格獨(dú)特、創(chuàng)意無窮，而不好的年會編排只會讓員工感到壓力，讓整個年會節(jié)目枯躁無味，程式化。

企業(yè)年會編排針對的是一批非專業(yè)的企業(yè)員工演員，他們大多沒有受過專業(yè)培訓(xùn)和練習(xí)，主要一點(diǎn)是他們的編排時間非常有限，大多數(shù)企業(yè)年會安排在年底，他們大多是抽出非常有限的時間，利用工作之余來臨時排練的，所以相對簡單易學(xué)的年會演出節(jié)目較適合他們，也比較受他們的青睞。當(dāng)然簡單并非沒有新意、沒有演出效果，這里說的簡單指的是在確保其它效果的基礎(chǔ)上的相對簡單。