檔案柜的使用技巧

檔案柜的注銷(xiāo)(L) 給用戶(hù)重新登錄或更換登錄用戶(hù)時(shí)使用。 預(yù)歸檔管 文件管理 定義文件模板 結(jié)構(gòu)定義、錄入字段設(shè)置、報(bào)表維護(hù)、排序設(shè)置、網(wǎng)頁(yè)發(fā)布字 段設(shè)置、條形碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則設(shè)置。 1.文件登記 主要負(fù)責(zé)對(duì)收集來(lái)的以及從OA等公文系統(tǒng)中轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的文件信 理 息進(jìn)行登記與管理，以便提供利用與歸檔。 字段代碼維護(hù) 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生 下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量。

2.批量上傳電子文件 在實(shí)際工作中，用戶(hù)一般會(huì)先進(jìn)行文件目錄的整編錄入，再進(jìn)行原文的批量掃描。 掃描路徑設(shè)置 本功能用來(lái)設(shè)置文件庫(kù)或文件庫(kù)掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則。 文件報(bào)表打印 文件打印 文件管理工作中需要輸出大量的報(bào)表。

3.查詢(xún)借閱 文件檢索 對(duì)文件庫(kù)進(jìn)行跨類(lèi)查詢(xún)。 文件查借閱登記 進(jìn)行借閱登記。 文件查借閱管理 對(duì)文件借閱情況的管理，文件歸還。 文件統(tǒng)計(jì) 文件統(tǒng)計(jì) 對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 文件保管 文件銷(xiāo)毀 實(shí)現(xiàn)文件的銷(xiāo)毀情況的登記和管理。

4.文件丟失登記 實(shí)現(xiàn)文件的登記情況的登記和管理。 立卷歸檔 立卷歸檔 文件立卷 進(jìn)行文件的歸檔過(guò)程。 立卷選項(xiàng) 此模塊中選擇立卷的方式 檔 案 管 理 檔案管理 定義檔案模板 設(shè)置檔案庫(kù)的一些業(yè)務(wù)規(guī)則，其中包括：結(jié)構(gòu)模板的定義、編 目字段的選擇、檔號(hào)規(guī)則設(shè)置、報(bào)表維護(hù)、排序設(shè)置、字段值設(shè)置、檔案庫(kù)關(guān)聯(lián)、網(wǎng)頁(yè)發(fā)布字段、條碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則的定義。

5.檔案庫(kù)管理 建立檔案的分類(lèi)庫(kù)。 檔案著錄 檔案著錄是檔案信息的輸入及維護(hù)模塊，實(shí)現(xiàn)檔案的登記、修改、查詢(xún)、電子文件的掛接等功能。 字段代碼維護(hù) 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量 批量上傳電子文 件 在實(shí)際工作中，用戶(hù)一般會(huì)先進(jìn)行檔案目錄的整編錄入，再進(jìn)行原文的批量掃描，6.掃描路徑設(shè)置 本功能用來(lái)設(shè)置檔案庫(kù)或文件庫(kù)掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則。 打印處理 報(bào)表打印 檔案管理工作中需要輸出大量的報(bào)表。 檔案專(zhuān)用 跨庫(kù)檢索 實(shí)檔案庫(kù)跨庫(kù)檢索。 跨類(lèi)檢索 實(shí)檔案庫(kù)跨類(lèi)檢索。

7.全文檢索 提供類(lèi)似Google、百度的檢索模式，可對(duì)各種格式的文檔、 數(shù)據(jù)庫(kù)等異質(zhì)海量信息實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索，提供關(guān)聯(lián)檢索、容錯(cuò)檢索、信息摘要、逐層檢索功能。支持全文檢索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。

8.利用模板設(shè)置 借閱模板設(shè)置功能是檔案實(shí)體借閱相關(guān)借閱數(shù)據(jù)表的定義及維護(hù)。 檔案利用登記 檔案借閱登記實(shí)現(xiàn)檔案利用者對(duì)檔案實(shí)體(紙質(zhì)檔案)的借閱 登記功能。檔案管理員根據(jù)利用者提出的檔案實(shí)體外借申請(qǐng)，對(duì)借出的檔案進(jìn)行相關(guān)信息的登記，如借出檔案的檔號(hào)、題名、借閱人、借出時(shí)間等信息。

檔案柜選擇四大技巧檔案柜拆裝步驟。

檔案柜

檔案柜看起來(lái)很大，但實(shí)際上拆裝時(shí)并沒(méi)有想象的那么麻煩。其實(shí)可以分為六個(gè)步驟，沒(méi)有錯(cuò)就可以完成。

文件柜拆裝的步:首先要先安裝導(dǎo)軌。請(qǐng)注意，導(dǎo)軌安裝的平行度必須小于每米一毫米；導(dǎo)軌對(duì)接處高度差小于0.3mm。

文件柜拆裝第二步：安裝底盤(pán)，注意，地梁必須平直，直線(xiàn)度應(yīng)小于每米0.5mm。

文件柜拆裝第三步:安裝立柱，同時(shí)可以開(kāi)始組裝密集架。這里需要注意的是，立柱與導(dǎo)軌的垂直度應(yīng)小于2mm。

檔案柜拆裝第四步:完成上述步驟后，可以開(kāi)始安裝頂板和制動(dòng)盤(pán)，然后依次完成掛板和側(cè)護(hù)板的安裝。

文件柜拆裝第五步:然后安裝層壓板和門(mén)板，需要慢慢調(diào)整，安裝到位。卸載后的第二層板無(wú)裂紋，殘余變形小于0.3mm，門(mén)縫之間的裂紋需要控制在1-3mm之間。

檔案柜拆裝第六步：后可安裝擋板，同時(shí)別忘了五金鎖哦。

完成以上六個(gè)步驟后，需要檢查傳動(dòng)機(jī)構(gòu)是否靈活、穩(wěn)定、故障；各部件表面是否光滑，是否尖銳突出；各標(biāo)準(zhǔn)節(jié)全負(fù)荷，各部件、架體是否變形，架體是否傾斜。如果沒(méi)有上述現(xiàn)象，恭喜您，您的文件柜拆卸成功。

智能檔案柜種類(lèi)和優(yōu)點(diǎn)

1、貯存量大：采用懸掛多層回轉(zhuǎn)擱板，大大增加了有效庫(kù)容量。以鋼之杰自動(dòng)選層柜為例，配12層擱板，每層載3厘米厚度的資料46卷，總庫(kù)容量552卷。

2、自動(dòng)：采用電腦聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)控制，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)捷徑選層。使用該設(shè)備管理文檔資料和物品，能大幅度的減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

3、操作簡(jiǎn)便：工作人員坐在工作臺(tái)前，使用電腦裝置控制載物擱板自動(dòng)回轉(zhuǎn)運(yùn)行，直接提取、存放物品。

4、減少占地：用戶(hù)可根據(jù)庫(kù)房實(shí)際使用高度選擇不同型號(hào)的自動(dòng)選層檔案柜，充分利用庫(kù)房空間，大量節(jié)省庫(kù)房占地面積(可節(jié)省庫(kù)房面積50%～60%)，減少基建投資規(guī)模

智能檔案柜可以實(shí)現(xiàn)的功能

1.自動(dòng)控制選層: 數(shù)控柜自控系統(tǒng)自動(dòng)控制設(shè)備選擇所需載物擱板層 .

2.電動(dòng)控制選層:數(shù)控柜自控系統(tǒng)自動(dòng)控制設(shè)備故障，可采用電動(dòng)選層。

3.故障自動(dòng)測(cè)報(bào):數(shù)控柜自控系統(tǒng)自動(dòng)測(cè)報(bào)設(shè)備故障。

4.應(yīng)急手搖運(yùn)轉(zhuǎn):停電情況下設(shè)備可采用手搖方式運(yùn)轉(zhuǎn)。

5.自動(dòng)捷徑選層:數(shù)控柜自控系統(tǒng)自動(dòng)控制設(shè)備對(duì)所需載物擱板捷徑選層.

6.電腦聯(lián)網(wǎng)自控:計(jì)算機(jī)與選層庫(kù)聯(lián)網(wǎng)，控制數(shù)控柜自動(dòng)啟門(mén)、選層、運(yùn)轉(zhuǎn)。

7.光電保護(hù) :自控系統(tǒng)對(duì)操作人員和設(shè)備具有保護(hù)功能。

8、電動(dòng)、自動(dòng)啟門(mén)：可采用人工、電動(dòng)和自動(dòng)方式開(kāi)啟柜門(mén)