檔案柜的規(guī)格分主要分為12門、24門以及36門這三種，不同規(guī)格要求對應的參數(shù)標準也不同，其中12門規(guī)格對應的參數(shù)高度為180厘米，寬度為80厘米，進深要求是45厘米；24門的標準高度是180厘米，寬度要達到160厘米，進深45厘米；36門的規(guī)格在高度上要達到240厘米。
檔案產生的兩個條件：
一、客觀條件，記錄符號。
文字作為記錄語言出現(xiàn)后，為準確記錄事實提供了條件，從而為檔案的形成提供了客觀條件。
我國現(xiàn)存*早的文字記錄檔案是在甲骨文記錄的出現(xiàn)。
二、社會條件，國家出現(xiàn)。
文字記錄的產生，社會的發(fā)展，國家的逐漸形成，進入階級社會以后特定的社會需要等因素，檔案逐漸產生與發(fā)展。
檔案柜的使用技巧
檔案柜的注銷(L) 給用戶重新登錄或更換登錄用戶時使用。 預歸檔管 文件管理 定義文件模板 結構定義、錄入字段設置、報表維護、排序設置、網(wǎng)頁發(fā)布字 段設置、條形碼字段設置、查重字段設置、攜帶字段設置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則設置。 1.文件登記 主要負責對收集來的以及從OA等公文系統(tǒng)中轉過來的文件信 理 息進行登記與管理，以便提供利用與歸檔。 字段代碼維護 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設置相應代碼，錄入時自動產生 下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量。
2.批量上傳電子文件 在實際工作中，用戶一般會先進行文件目錄的整編錄入，再進行原文的批量掃描。 掃描路徑設置 本功能用來設置文件庫或文件庫掛接電子文件的相關規(guī)則。 文件報表打印 文件打印 文件管理工作中需要輸出大量的報表。
3.查詢借閱 文件檢索 對文件庫進行跨類查詢。 文件查借閱登記 進行借閱登記。 文件查借閱管理 對文件借閱情況的管理，文件歸還。 文件統(tǒng)計 文件統(tǒng)計 對系統(tǒng)內的文件數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。 文件保管 文件銷毀 實現(xiàn)文件的銷毀情況的登記和管理。
4.文件丟失登記 實現(xiàn)文件的登記情況的登記和管理。 立卷歸檔 立卷歸檔 文件立卷 進行文件的歸檔過程。 立卷選項 此模塊中選擇立卷的方式 檔 案 管 理 檔案管理 定義檔案模板 設置檔案庫的一些業(yè)務規(guī)則，其中包括：結構模板的定義、編 目字段的選擇、檔號規(guī)則設置、報表維護、排序設置、字段值設置、檔案庫關聯(lián)、網(wǎng)頁發(fā)布字段、條碼字段設置、查重字段設置、攜帶字段設置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則的定義。
5.檔案庫管理 建立檔案的分類庫。 檔案著錄 檔案著錄是檔案信息的輸入及維護模塊，實現(xiàn)檔案的登記、修改、查詢、電子文件的掛接等功能。 字段代碼維護 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設置相應代碼，錄入時自動產生下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量 批量上傳電子文 件 在實際工作中，用戶一般會先進行檔案目錄的整編錄入，再進行原文的批量掃描，6.掃描路徑設置 本功能用來設置檔案庫或文件庫掛接電子文件的相關規(guī)則。 打印處理 報表打印 檔案管理工作中需要輸出大量的報表。 檔案專用 跨庫檢索 實檔案庫跨庫檢索。 跨類檢索 實檔案庫跨類檢索。
7.全文檢索 提供類似Google、百度的檢索模式，可對各種格式的文檔、 數(shù)據(jù)庫等異質海量信息實現(xiàn)統(tǒng)一檢索，提供關聯(lián)檢索、容錯檢索、信息摘要、逐層檢索功能。支持全文檢索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。
8.利用模板設置 借閱模板設置功能是檔案實體借閱相關借閱數(shù)據(jù)表的定義及維護。 檔案利用登記 檔案借閱登記實現(xiàn)檔案利用者對檔案實體(紙質檔案)的借閱 登記功能。檔案管理員根據(jù)利用者提出的檔案實體外借申請，對借出的檔案進行相關信息的登記，如借出檔案的檔號、題名、借閱人、借出時間等信息。
翻轉柜是現(xiàn)代辦公的必備儲藏設備，根據(jù)其表面處理工藝不同，可分為鍍鈦柜、噴塑柜、鍍鉻柜。各種材料的 回轉柜其保養(yǎng)方法也稍有不同。一般而言，鍍鈦家具由于鈦具有穩(wěn)定性，通常不易發(fā)生銹蝕現(xiàn)象，當然為以防萬一，還是要經(jīng)常擦拭家具，避免接觸水份。噴塑家具在使用過程中，一旦發(fā)現(xiàn)灰塵，可先用抹布輕輕擦拭，直至表面清爽干凈，切忌在家具表面殘留水份，日常要注意，噴塑家具在搬運時要輕拿輕放，盡量避免尖銳器物劃傷表層對柜體造成損傷！電鍍家具在使用過程中，要避免家具與水份接觸，否則會造成鍍鉻層的銹蝕，嚴重時會造成鍍鉻層的脫落，一般鍍鉻層脫落后若果不采取補救措施，剝落面積會逐漸增大，如發(fā)現(xiàn)鍍鉻層有黃褐色斑點，應用抹布蘸取適量中性潤滑油擦拭，以防擴大，假如家具生銹導致鍍鉻層脫落，可用毛刷或棉絲蘸取機油，直至銹跡擦完，千萬不能用紗布打磨，這樣只會損傷家具的鐵皮及鍍鉻層，如果家具長時間放置不用，可以在表面均勻涂上防銹劑，這樣可以有效防止家具在存放過程中生銹。