編號
檔號編制:給每個檔案或檔案盒編制的檔號,檔號應(yīng)包含分類號、年度、案卷號等信息,例如 “XZ - 2023 - 001”,其中 “XZ” 表示行政檔案,“2023” 是年度,“001” 是案卷號。
編號標(biāo)識:在檔案盒或檔案上清晰地標(biāo)注檔號,可使用標(biāo)簽或直接打印在檔案盒上,確保編號醒目、易于識別。
按來源分類
組織機(jī)構(gòu)分類法:按照檔案形成的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類,將同一部門或單位形成的檔案集中在一起。如政府機(jī)關(guān)中,不同科室形成的檔案分別歸類,能體現(xiàn)各部門的職能和工作范圍,以及部門之間的協(xié)作關(guān)系。
作者分類法:以檔案的作者為分類依據(jù),將同一作者形成的檔案歸為一類。對于個人檔案或一些特定作者群體的檔案,這種分類方法有助于了解作者的思想、工作風(fēng)格和學(xué)術(shù)成就等。
分析檔案內(nèi)容
瀏覽:對檔案進(jìn)行的瀏覽和初步分析,了解每份檔案的大致內(nèi)容、涉及的主要事項、關(guān)鍵人物、時間等要素,為確定主題和分類標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)信息。
提取關(guān)鍵信息:從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵的詞匯、短語或概念,這些關(guān)鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如,在一份關(guān)于企業(yè)市場營銷活動的檔案中,“市場推廣”“產(chǎn)品宣傳”“客戶調(diào)研” 等可能是關(guān)鍵信息,可據(jù)此確定與市場營銷相關(guān)的主題。
保持一致性和靈活性
一致性:在整個檔案整理過程中,要保持主題和分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性,避免出現(xiàn)同一類檔案在不同部分采用不同分類標(biāo)準(zhǔn)的情況。這有助于建立統(tǒng)一的檔案管理體系,方便檔案的管理和利用。
靈活性:雖然要保持一致性,但也不能過于僵化,要根據(jù)檔案的實(shí)際情況和特殊需求,適當(dāng)調(diào)整和靈活運(yùn)用分類標(biāo)準(zhǔn)。對于一些難以準(zhǔn)確歸類的檔案,可以設(shè)置 “其他” 類別作為兜底,但要盡量減少此類情況的出現(xiàn),確保分類體系的科學(xué)性和合理性。