作為機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案，涵蓋了命令、指示、決定、布告等各類通用文書。這些檔案不僅記錄了單位的重要活動和決策，更體現(xiàn)了文書檔案的獨特價值和研究意義。

檔案數(shù)字化加工，簡而言之，就是利用掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，將紙質(zhì)檔案逐一轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像，這些圖像可存儲在多種載體上，如自帶、自盤或光盤等。在轉(zhuǎn)換過程中，需嚴(yán)格依據(jù)紙質(zhì)檔案的內(nèi)在邏輯和聯(lián)系，同時建立起目錄數(shù)據(jù)與這些數(shù)字圖像之間的緊密關(guān)聯(lián)。

數(shù)字化檔案來源包括兩個部分，一部分是隨著政府信息化的進(jìn)程，網(wǎng)絡(luò)化辦公與無紙化辦公的出現(xiàn)，各機構(gòu)生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。

另一部分就是館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描儀等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息。

數(shù)字化檔案的定義，目前不同的人有不同的認(rèn)知。一部分人認(rèn)為數(shù)字化檔案是電子文件歸檔后的產(chǎn)物。另一部分人認(rèn)為數(shù)字化檔案是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案。還有一部分人認(rèn)為前兩者都是。

在我國，早給“數(shù)字檔案”下定義的，是宋巖。他給數(shù)字檔案下的定義是：數(shù)字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進(jìn)行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。

從記錄方式來說，數(shù)字檔案是用計算機語言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來記錄的。

從載體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體。

對于數(shù)字檔案的定義，不同的人也有不同的認(rèn)知。有人認(rèn)為數(shù)字檔案是歸檔電子文件，也有人認(rèn)為數(shù)字檔案是館藏檔案的數(shù)字化信息，還有人認(rèn)為兩者都是。