作為機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案,涵蓋了命令、指示、決定、布告等各類通用文書。這些檔案不僅記錄了單位的重要活動和決策,更體現(xiàn)了文書檔案的獨特價值和研究意義。
數(shù)字化檔案來源包括兩個部分,一部分是隨著政府信息化的進程,網(wǎng)絡(luò)化辦公與無紙化辦公的出現(xiàn),各機構(gòu)生成大量的電子文件,電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。
另一部分就是館藏的紙質(zhì)檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描儀等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息。
數(shù)字化檔案的定義,目前不同的人有不同的認知。一部分人認為數(shù)字化檔案是電子文件歸檔后的產(chǎn)物。另一部分人認為數(shù)字化檔案是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化形式的檔案。還有一部分人認為前兩者都是。
在我國,早給“數(shù)字檔案”下定義的,是宋巖。他給數(shù)字檔案下的定義是:數(shù)字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進行數(shù)字編碼,并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。
從記錄方式來說,數(shù)字檔案是用計算機語言,將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來記錄的。
從載體來說,它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體,而用磁盤、光盤等載體。
對于數(shù)字檔案的定義,不同的人也有不同的認知。有人認為數(shù)字檔案是歸檔電子文件,也有人認為數(shù)字檔案是館藏檔案的數(shù)字化信息,還有人認為兩者都是。
檔案數(shù)字化加工流程,即調(diào)卷→信息轉(zhuǎn)入和錄入→拆卷整理→建立條碼標識→數(shù)字化掃描→影像處理與關(guān)聯(lián)入庫→案卷還原→影像與數(shù)據(jù)檢查→還卷等,有清晰、完整的檔案數(shù)字化作業(yè)流程管理、角色管理、工位管理、任務(wù)管理和作業(yè)管理功能;圖像存儲工作中應(yīng)特別注意圖像文件命名規(guī)則:紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應(yīng)的惟一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。之后再對數(shù)字化后的文檔進行批量處理,處理完將保存為PDF格式;后將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以、檢索利用的雙層PDF格式,然后進行光盤刻錄,確??啼浐玫墓獗P能正確地讀出,并做好標識標簽。