會計(jì)檔案整理是企業(yè)檔案管理非常重要的一步，企業(yè)檔案管理者要整理會計(jì)檔案就要學(xué)會如何使用會計(jì)檔案盒仔細(xì)的把會計(jì)檔案整理裝入會計(jì)檔案盒中按規(guī)定分類保存，

會計(jì)檔案盒使用關(guān)鍵是會計(jì)檔案整理，會計(jì)檔案整理的步驟如下：

（一）決算報(bào)表

1、按“卷”整理。一冊（本）為一卷，編制一個檔號，檔號構(gòu)成：全宗號-目錄號-案卷號。

2、編頁號：以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。

3、填寫會計(jì)檔案盒的封面及盒脊

（1 ） 全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時和會計(jì)憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。

（2）案卷題名：由整理會計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計(jì)檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、類別。

（3）起止時間：填寫形成本盒會計(jì)檔案的起止年月日。

（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。

（5 ）保管期限：按照《會計(jì)檔案保管期限表》填寫該盒會計(jì)檔案的保管期限。

（6）全宗號、目錄號

（7）案卷號：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。

（8）盒號：暫不填。

（9）填寫會計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

（1）點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” → 點(diǎn)“添加”→ 檔案類別“會計(jì)檔案” →二級類目“財(cái)務(wù)報(bào)告類” →保管期限“” →年度“2016” →題名2016年決算報(bào)表” →文件開始時間→文件截止時間→件數(shù)（該卷盒內(nèi)文件份數(shù)）→載體數(shù)量（后一個頁號）→點(diǎn)保存。

（二）會計(jì)賬簿

1、有頁號的可不再另編頁號。

2、其他操作與決算報(bào)表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續(xù)編。

3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個賬簿上的，則用完后歸檔。（多兩年使用一冊賬簿）

4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。

5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級類目選“會計(jì)賬簿類”.

（三）會計(jì)憑證

1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。

2、會計(jì)憑證的編號：

每本憑證一個檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計(jì)憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計(jì)憑證封面左上角空白處。

3、裝盒并填寫：

編號完成后，按順序裝入會計(jì)檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫，填寫方法與會計(jì)憑證封面一致。

（1）單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。

（2）會計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計(jì)憑證”、“付款會計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計(jì)憑證”或“基建會計(jì)憑證”、“工會會計(jì)憑證”、“預(yù)算外會計(jì)憑證”等。

（3） 時間：填寫本盒會計(jì)憑證所屬年月。

（4） 起止時間：填寫本盒會計(jì)憑證的起止年月日。

（5） 歸檔時間：填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會計(jì)檔案的年月。

（6） 立卷人：填寫整理本盒會計(jì)憑證的人員姓名。

（7） 保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國家檔案局1998年頒布的《會計(jì)檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。

（9）全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。

（10） 目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。

（11）案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

（12） 會計(jì)憑證盒盒脊填寫方法

盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級類目選“會計(jì)憑證類”，并錄入憑證起止號。